こんにちはかによろです。
修学旅行ってどうやって作成していくの？と気になる方もいるはずです。大事な生徒さん達の思い出の1ページを旅行会社がどうやって作っていくのか。時系列に即してお話できたらと思います。ぜひ、旅行会社に新卒で入った方、または旅行担当になった先生方の参考になればと思います。例として、2泊3日の京都、奈良の修学旅行とします。
修学旅行の作成手順についての９つのポイント
契約時
修学旅行の契約は2年前に決まります。契約時にある程度学校から、こんなコースにしたいです。と依頼がありますので、そのコースに従いお見積もりやそのコースが可能かどうかをプレゼンテーションし、旅行会社と契約します。
下見の打ち合わせ
修学旅行1年前
下見の時期を先生方に検討してもらいます。だいたい2学期の期末テストの時期に行かれる先生方が多いです。期日と人数を決めてもらい実施する宿舎や体験場所に下見に行ってもらいましょう。
また、全体的なコースもここで再度確認しましょう。内容によってはまだ、変更可能なものあります。下見前に再度打ち合わせが必要です。
3日間のコースの確定
修学旅行６ヶ月前
3日間のコースを確定してもらいます。旅行会社とそのコースで無理がないか相談していただきます。
観光バスを利用するのか。
班別自主研修にするのか。
タクシー行動にするのか。
近鉄特急を利用して奈良へいくのか。
夜間の体験学習は何をするのか。
6ヶ月前には上記のことは確定しておきましょう。
また、新幹線の乗降駅もここで確定させます。東京駅からの乗るのか、品川駅から乗るのか、京都駅で降りるのか、新大阪駅で降りるのか、
それぞれどこで降りるかはコースによりますので、先にコースを決めておくのは必須です。
これ以降新幹線の乗降駅は変更できなくなりますので、気をつけてください。
旅行内容を詰めてく本格的な打ち合わせ
修学旅行３〜2ヶ月前
ここから本格的に修学旅行の打ち合わせを進めていきます。
資料の提供
旅行会社から資料を提供しましょう。具体的には、宿舎のモデル部屋割り、班別自主研修の資料、事前学習の資料、食事のメニュー、ネームタッグなどです。
食事のメニューを決める
食事のメニューを決めてもらいます。宿舎での朝、夕の食事、昼食場所、軽食など全ての食事に関するメニューをここで決めてもらいます。食物アレルギーのある生徒の方へ、成分表が必要となるため、食事のメニューは早めに決めてもらうことをおすすめします。
仕入れ状況により、多少食材が変更になることもございますので、事前にアナウンスが必要です。
生徒さん達へ
事前学習を始めていきましょう。DVDの視聴や、動画、教材などので、実際に京都とはどんなところなのか、勉強します。学校によってどんなことを教えるかは異なりますので、旅行会社としては、提供できるものをサポートしていきます。
行動班のメンバーを決めていきます。実際に班別自主研修をするのであれば、ここで行動班のメンバーを決めてもらいます。
クラス別バス行動がある場合、バス行動の行き先を決めてもらいます。事前に旅行会社の方からモデルコースを渡してあげるとイメージもつきやすいので、準備しておきましょう。
班別自主研修の準備と保護者会準備
修学旅行2〜1ヶ月前
班別自主研修の作成
公共交通機関を利用する班別自主研修の行程を作成します。おもにバスの時間や路線の確認、電車の時間を調べて作成します。実際に訪れてみたい寺社仏閣、お土産さん、昼食場所をうまく組み込み作成していきましょう。旅行会社にて、チェックしてもらうこともできますが、2週間ぐらいお時間がかかる旨は伝えておきましょう。
食物アレルギーの調査
食物アレルギーの調査をして、旅行会社に一覧を提出します。やり方としては、学校によってことなりますが、基本的には食物アレルギーをお持ちの方だけに、成分表とアレルギー調査を渡していただけたらと思います。保護者の方がご記入しましたら、旅行会社へ一覧にして渡してください。
宿舎班決め
宿舎班のメンバーを決めてください。宿舎で同じ部屋になるメンバーを決めます。アメニティーの数やふとんの枚数なども宿舎の方は事前に知りたいので、だいたいこの時期に決めていきます。
保護者会
保護者会の実施をします。その際に旅行会社から伝えたいことは、取消し料のご案内と保険のご案内です。取消し料のかかる期日につきましては、旅行会社と相談し、決めていただきます。
保険の内容についても保護者会の時に話すのがいいでしょう。万が一ケガや、離断した時に事前にどんな保険に入っているのか、保護者の方も知りたいはずです。
栞の原案と最終見積もりの提出
修学旅行１ヶ月前
タクシー行動計画表の作成
タクシー行動計画表を作成してください。行程にタクシー行動がある場合は、この時期に作成です。当日の混み具合や、ドライバーさんと相談しながら決めていくので、ある程度行きたい候補を選んでおく程度でいいです。
栞の原案
栞に挟む時程表を提出してもらいます。
実際に栞をみて生徒たちは動きます。この時程表が間違えていると、大変になりますので、原案の状態を旅行会社の方でチェックします。無理のない時程であれば、人数分刷ってもらいましょう。
最終旅行代金の提出
最終旅行代金内訳書を提出します。
これ以降料金は変わりませんが、欠席者が出るとキャンセル料がかかることを伝えておきます。
また、ここで旅行代金が未納の方は再度通知いたしましょう。ご入金が確認されなかった方については、お連れすることができないので、あらかじめ伝えておきます。
座席決め
修学旅行２週間前
バスの座席、新幹線の座席を決めてもらいましょう。
新幹線の座席は3週間前にならないとJRから席が発表されません。発表後旅行会社から座席表を作成し、お渡しします。
栞を完成させます。
宿舎と、旅行会社の分と最低でも2部は準備してもらいます。
ドアネームカード(宿舎部屋のドアに貼る、名前の入ったカード)を準備の場合は、先に宿に送っておいた方がいいので、先生から回収します。
最終チェック
１週間前
最終打ち合わせの実施をします。細かな内容を旅行会社と一緒に確認します。抜けている内容がないか再度ここで確認します。
荷物の運び出し
前日
荷物をトラックに積み込みます。だいたい生徒が登校してくる時間にトラックを手配しますので、事前に生徒にアナウンスしてもらいます。ここでネームタッグを荷物につけてくることを忘れないように伝えておきましょう。
ここまでくれば、あとは出発するだけです！
まとめ
修学旅行を実施するのに、2年前から準備をしていたことを知っていましたでしょうか？先生方と旅行会社で2年かけて作り上げているのです。
今回はポイントだけを掻い摘んでお話しましたが、他にも打ち合わせすることはあります。これだけの打ち合わせをしていくので、先生達とは自然と仲良くなっていきます。
私が1番気をつけていたポイントは、食物アレルギーの調査です。こればっかりは、間違えてしまうと、死に直結することもあるので、しっかりと調査していきましょう。特にエビ、カニの甲殻類は喉が腫れます。海老の天ぷらが出るのであれば、エビと一緒にあげた油で揚げても、痒くなってしまうケースもあります。養護の先生も交えて、打ち合わせできるようでしたら、その方がいいと思います。
修学旅行を作成していくのに、９つの段階に分けて説明いたしました。ぜひ、参考にしてみてください。
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